Betriebsprüfung
Welche Rechte und Pflichten Sie bei einer Betriebsprüfung haben

Wenn sich ein Betriebsprüfer ankündigt, sollten Sie einige Aspekte beachten. In unserem Erklärvideo erfahren Sie, welche Rechte und Pflichten Sie haben.

Ablauf der Betriebsprüfung

Die Anmeldung des Prüfers sollte mindestens 14 Tage vor dem Prüfungsbeginn erfolgen. Damit der Prüfer seine Arbeit machen kann, sollte ihm ein Raum oder ein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Zudem ist es hilfreich, vorab eine sachkundige Auskunftsperson zu benennen, die dem Prüfer bei Fragen zur Seite steht.

Dem Prüfer sind alle benötigten Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vorzulegen. Liegen erforderliche Unterlagen nur digital auf einem Datenträger vor, kann der Prüfer verlangen, dass die Unterlagen ausgedruckt werden.

In der Regel ist im Verlauf der Prüfung auch eine Betriebsbesichtigung vorgesehen, damit sich der Prüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Allgemein sollten Sie stets höflich und respektvoll mit dem Betriebsprüfer umgehen.

Prüfungsschwerpunkte

Zunächst erfolgt die Belegprüfung, es wird also zum Beispiel geprüft, ob die geltend gemachten Aufwendungen tatsächlich als Betriebsausgaben anzuerkennen sind, und ob die Belege ordnungsgemäß sind.

Bei kleineren Handelsbetrieben wird das Finanzamt versuchen, eine Kalkulation der Umsätze durchzuführen. Letztlich wird bei Einzelunternehmen auch immer ein Auge darauf gerichtet, ob die Einkünfte zur Bestreitung aller Ausgaben (auch Privatausgaben) ausreichen konnten.

Ergebnis der Betriebsprüfung

Sollten sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Dabei haben Sie die Gelegenheit, nochmals einzelne Prüfungsfeststellungen zusammenfassend zu erörtern.

Über das Ergebnis der Prüfung werden Sie mittels eines schriftlichen Prüfungsberichts informiert. Sollten Sie mit den Prüfungsfeststellungen nicht einverstanden sein, so können Sie gegen die nachfolgenden Steuerbescheide Einsprüche einlegen.

Was zu beachten ist

Wichtig ist, dass Sie die steuerlich relevanten Daten von den sonstigen Datenbestand trennen. Sie haben also das Recht darüber zu entscheiden, welche Daten steuerlich relevant sind und welche nicht. Der Betriebsprüfer hat kein Recht, generell alle Unternehmensdaten auf die Steuerrelevanz durchzusehen. Nur bei konkret begründeten Zweifeln an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Daten kann der Prüfer die fehlenden Unterlagen anfordern.

Achten Sie darauf, dass die steuerlich relevanten Daten so eingerichtet werden, dass ein Zugriff auf betriebsinterne und private Daten vermieden wird. Denn die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass Prüfer versehentlich überlassene Daten - so genannte Zufallsfunde - verwerten dürfen.

Desweiteren müssen alle Daten in elektronischer Form bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf einem maschinenlesbaren Datenträger aufbewahrt werden. Möchten Sie zu einer neuen Hard- oder Software wechseln, muss gewährleistet sein, dass die Daten des alten Systems ebenfalls mit der neuen Hard- oder Software abgerufen beziehungsweise gelesen werden können.

Zudem sollten digitale Unterlagen wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Bilanz oder Journal, die der Steuerberater per E-Mail oder CD an die Steuerpflichtigen versendet, so archiviert werden, dass sie in ursprünglicher Form betrachtet werden können. Es empfiehlt sich diese Daten in einem speziellen Ordner für die Betriebsprüfung zu archivieren und so von den sonstigen E-Mails zu trennen.

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