E-Rechnungen
Welche Fristen und Anforderungen sind zu beachten

Was bedeutet die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Betriebe? Welche Fristen müssen eingehalten werden?

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien, die lediglich ein Abbild der Rechnung darstellen, enthalten E-Rechnungen Daten in einem standardisierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und stellen sicher, dass die Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden können.

E-Rechnungen bieten darüber hinaus Vorteile wie eine bessere Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen oder Betriebsprüfungen und steigern die Effizienz in der Buchhaltung erheblich.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?

Die Einführung der E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft vorantreiben, Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen und die Fehlerquote reduzieren. Außerdem dient sie der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs und der Harmonisierung des digitalen Marktes innerhalb der EU. Schätzungen zufolge können dadurch jährlich Verwaltungskosten in Millionenhöhe eingespart werden.

Welche Fristen gelten für die Einführung der E-Rechnung?

Für Unternehmen und Betriebsstätten in Deutschland gelten folgende Fristen für die Einführung der E-Rechnung:

• Ab 1. Januar 2025: alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen in Deutschland tätigen (B2B – Business-to-Business), sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind zusätzlich verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu versenden. Für Unternehmen mit einem geringeren Umsatz gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2028.
  
• Übergangsregelung bis 31. Dezember 2027: In diesem Zeitraum können Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 Euro mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen in anderen sonstigen Formaten (z.B. PDF oder Papierrechnung) versenden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen jedoch alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen auch ausstellen und versenden können.
  

Wer oder was ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise: Diese Rechnungen können weiterhin dauerhaft auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
• Rechnungen an Privatpersonen: beim Verkauf von Produkten und Dienstleistungen direkt an Privatpersonen besteht keine Verpflichtung zur E-Rechnung.
• Kleinunternehmen müssen dauerhaft weder an Privatleute noch an andere Unternehmen E-Rechnungen versenden. Sie müssen diese nur empfangen und verarbeiten können. Kleinunternehmen sind neu gegründete Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 25.000 Euro im laufenden Jahr. Auch bereits länger bestehende Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis zu 25.000 Euro und einem Umsatz im laufenden Jahr bis zu 100.000 Euro sind vom E-Rechnungsversand befreit.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen wie herkömmliche Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei gelten die folgenden Anforderungen:

• Die E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt, lesbar und manipulationssicher archiviert werden.
• Sie müssen so gespeichert werden, dass ein späterer Zugriff auf die Daten jederzeit möglich ist.
  
• Die Integrität und Authentizität der Daten muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
  

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung?

Die Nichteinhaltung von Fristen oder die Ausstellung nicht konformer E-Rechnungen kann verschiedene Konsequenzen haben:

• Ablehnung der Rechnung durch den Empfänger: Unternehmenskunden können die Zahlung verweigern, wenn eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, was insbesondere im B2B-Bereich zu Liquiditätsengpässen führen kann.
• Bußgelder: Bei systematischen Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht drohen finanzielle Sanktionen bis zu 5.000 Euro, deren Höhe von den zuständigen Behörden festgelegt wird.
• Steuerliche Risiken: Eine nicht korrekte Rechnungsstellung kann zu Problemen bei der Umsatzsteuerprüfung führen, wie z.B. Nachzahlungen oder Zuschätzungen.

Fazit

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bringt für Unternehmen neue Anforderungen, aber auch erhebliche Vorteile mit sich. Die Ausnahmeregelungen, insbesondere für Kleinunternehmer, Kleinbetrags- und Privatkundenrechnungen, erleichtern den Übergang zur neuen Regelung. Mit einer durchdachten Archivierungslösung und der passenden Software sind Unternehmen für die Zukunft gut gerüstet. Auch wenn die Umstellung zunächst mit Aufwand verbunden ist, können sie langfristig davon profitieren.

Beachten Sie, dass dieses Video lediglich eine allgemeine Übersicht zu dem Thema bietet. Haben Sie Interesse am Thema E-Rechnung? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.