Digitale Rechnungen
Was beachtet werden muss und welche Vorteile sie bieten

Sie haben Ihre Rechnungen bislang noch per Post verschickt, möchten jedoch Zeit und Papier sparen, die Umwelt schonen und dafür auf digitale Rechnungen um­stellen?

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist ein elektronisches Dokument, dessen Inhalt und Rechtsfolgen einer Rechnung in Papierform entsprechen. Das Ziel solcher Rechnungen ist es, diese aufgrund strukturierter Daten automatisch verarbeitbar zu machen. Digitale Rechnungen werden steuerlich wie die herkömmliche Papierrechnung anerkannt, sofern die geforderten Angaben des Umsatzsteuergesetzes wie z.B. Adressdaten, Rechnungsnummer oder Leistungsbeschreibung aufgeführt werden. Nur unter Einhaltung dieser Angaben ist der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Es gibt jedoch auch einige Besonderheiten zu beachten. Zunächst muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen. Das tut er schon, indem er die Rechnung bezahlt. Die Zustimmung kann aber auch in den AGB oder im Bestell-Prozess vereinbart werden.

Zudem muss die Rechnung gut lesbar und unveränderbar sein. Rechnungen dürfen also nicht in Form einer Word- oder Excel-Datei versendet werden. Stattdessen kann die Rechnung im PDF-Format per Mail verschickt oder auf einem Rechnungsportal zum Download freigeben werden.

Jedoch erfüllt nicht jede Rechnung, die über Mail verschickt wird, die Vorgaben einer digitalen Rechnung. Sie sollten davon absehen, eine Papierrechnung einzuscannen und online zu verschicken. Tun Sie dies dennoch, so sollten Sie die eingescannte Rechnung als Zweitschrift oder Rechnungskopie kenntlich machen. Andernfalls besteht das Risiko, dass Sie die Umsatzsteuer sowohl auf die originale Papierrechnung als auch auf die eingescannte Rechnung schulden.

Auch die Aufbewahrungsfrist entspricht der einer Papierrechnung –  nämlich 10 Jahre. Eine elektronisch erhaltene Rechnung muss auch digital aufbewahrt werden. Und zwar so, dass sie unveränderbar bleibt und z.B. im Fall einer Betriebsprüfung einfach gelesen werden kann. Ein Ausdruck einer digitalen Rechnung ist nicht ausreichend.

Die E-Rechnung als strukturierte Daten

Seit dem 27.11.2020 dürfen Behörden auf elektronische Rechnungen bestehen. Das bedeutet, dass alle Rechnungen an Auftraggeber auf Bundesebene elektronische Rechnungen sein müssen. Hier genügt jedoch keine PDF-Datei, sondern die Rechnung muss strukturierte Daten enthalten. So kann die Rechnung digital und vollkommen automatisch verarbeitet werden. Dafür müssen strukturierte Datenformate verwendet werden, wie XML, EDI oder XRechnung. Es gibt jedoch auch hybride Datenformate, mit denen sowohl strukturierte Daten als auch eine Bilddatei erstellt werden können. Diese hybride Datei kann ein PDF/A oder ZUGFeRD-Format haben. Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide Forum Elektronische Rechnung Deutschland und steht für ein einheitliches Format elektronischer Rechnungen. Der Vorteil dieses Formats ist, dass es sogar weltweit einsetzbar ist.

Vorteile einer digitalen Rechnung

Die Umstellung auf digitale Rechnungen kann viele Vorteile bieten. So können Sie unter anderem Buchungsfehler vermeiden und schneller auf archivierte Rechnungen zugreifen. Zudem können Sie Papier sparen und Ihre Portokosten senken. Außerdem wird mit der digitalen Rechnung Platz eingespart, da eine herkömmliche Ordnerablage entfallen kann. Vor allen Dingen aber können digitale Rechnungen mit strukturierten Daten auch von vielen modernen Buchhaltungs-Programmen eingelesen und verarbeitet werden. Erfüllen Sie alle Vorgaben für ordnungsgemäße E-Rechnungen, so können Sie von diesen Vorteilen profitieren.

Haben Sie Interesse am Thema „Digitale Rechnungen”? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.