Die Buchhaltung muss nicht nur inhaltlich nachvollziehbar gestaltet werden, sondern auch den genauen Ablauf aufzeigen. Aus diesem Grund verlangen Betriebsprüfer immer häufiger nach einer Verfahrensdokumentation.
In unserem Erklärvideo erfahren Sie, wie das funktioniert.
Das Bundesfinanzministerium schreibt mit den sogenannten GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – vor.
Was ist unter der Verfahrensdokumentation zu verstehen?
Die Finanzverwaltung verlangt für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Systems vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Das heißt, wie zum Beispiel elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Wichtig ist unter anderem, dass die Verfahrensdokumentation verständlich und somit für einen sachkundigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist.
Folgende vier Teile sollten in der Verfahrensdokumentation enthalten sein:
Die allgemeine Beschreibung
Eine Beschreibung des Unternehmens, die Organisationsstruktur und Erläuterungen über die buchführungsrelevanten Prozesse im Unternehmen, z.B. der Lagerort, der Ort für das Einscannen von Papierbelegen oder in welchem Turnus die Belege digitalisiert werden.
Die Anwenderdokumentation
Der Daten-Weg, von der Erfassung über die Verarbeitung, bis hin zur Ausgabe und Aufbewahrung, Sicherung und Erhaltung der Daten.
Die technische Systemdokumentation
Hier wird die eingesetzte Hardware dargestellt, insbesondere PCs, Software, Monitore, Hilfssysteme und Serversysteme.
Die Betriebsdokumentation
Nutzungsprozesse der Software und Datensicherungskonzept, Zugriffsberechtigungen.
Was passiert wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?
Die Anfertigung einer solchen Dokumentation ist mit einer erheblichen administrativen und finanziellen Belastung verbunden.
Steht eine Betriebsprüfung an, kann es gut sein, dass der Betriebsprüfer eine Verfahrensdokumentation verlangt. Wird diese erst zur Ankündigung der Betriebsprüfung angefertigt, besteht die Gefahr, dass die Dokumentation Lücken aufweist oder nicht nachvollziehbar ist und somit den Anforderungen des Prüfers nicht entspricht.
Im schlimmsten Fall kann der Prüfer die Buchhaltung verwerfen und schätzt die Umsätze und den Gewinn, was zu Steuernachzahlungen führen kann.
Haben Sie Interesse am Thema „Verfahrensdokumentation”? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.
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Diese Videos stellen keine individuelle Beratung dar. Sie dienen der allgemeinen Information und sollen aufzeigen, was steuerlich möglich, aber auch was nicht möglich ist. Bitte beachten Sie, dass sich die gesetzlichen Regelungen inzwischen geändert haben könnten (Stand: 08/2020).
