Elektronische Buchführung
Welche Besonderheiten Sie als Selbstständiger beachten sollten.

Die Digitalisierung macht auch vor dem betrieblichen Rechnungswesen keinen Halt. Für die elektronische Buchführung und Archivierung hat die Finanzverwaltung strenge Vorschriften erlassen; die sogenannten GoBD. Die stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD gelten nicht nur für Rechnungen und die Buchhaltungssoftware, sondern auch für sogenannte Vor- und Nebensysteme wie z.B. elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme, Taxameter oder Kassen.

Grundsätze, die die elektronische Buchführung erfüllen muss

Damit die elektronische Buchführung den GoBD entspricht, muss sie einige zentrale Grundsätze erfüllen.

Nachprüfbarkeit
Für jede Buchung im Betrieb muss es auch einen Beleg geben. Darüber hinaus muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Sie hilft dabei, die elektronische Buchführung besser überprüfen zu können und beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Archivierung. Das ist vor allem für externe Sachverständige bei einer Betriebsprüfung von Bedeutung. Mithilfe einer Verfahrensdokumentation können sie sich in einem angemessenen Zeitrahmen einen Überblick zu den Geschäftsvorgängen und zur Lage des Unternehmens verschaffen.

Für weitere Informationen, sehen Sie sich unser Video zur Verfahrens­dokumentation an.

Vollständigkeit
Jeden Vorgang im Geschäftsbetrieb muss vollzählig und lückenlos dokumentiert sein. Für Ausgangsrechnungen sind vollständige Rechnungsnummern zu vergeben. Kein Geschäftsvorfall darf weggelassen, hinzugefügt oder anders dargestellt werden, als er sich tatsächlich ereignet hat.

Zeitnahe und richtige Buchung
Ein weiterer Aspekt ist die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorgängen. Finanzielle Transaktionen in bar müssen innerhalb desselben Tages erfasst und gebucht werden. Für bargeldlose Transaktionen gilt eine Frist von zehn Tagen. Neben dem Zeitfaktor spielt auch die korrekte Aufzeichnung von Buchungen eine wichtige Rolle. Die Buchführung dokumentiert nur die tatsächliche Situation des Geschäftsbetriebs. Es dürfen also keine verfälschten Angaben gemacht werden, um z.B. Steuern zu sparen.

Ordentlichkeit und Unveränderbarkeit
Die Buchungen sollten systematisch mithilfe eines EDV-Systems erfasst weden, damit durch die maschinelle Auswertbarkeit der Daten auch nachvollziehbare Ergebnisse entstehen. Daher sollten seine Buchungen klar, übersichtlich, eindeutig und nachprüfbar sein. Auch Korrektur- und Stornobuchungen müssen so gekennzeichnet werden, dass sie sich auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehen, damit der originale Inhalt immer feststellbar bleibt.

Zudem gilt die Regel, was elektronisch erstellt wird, muss auch elektronisch gespeichert werden. Ausdrucke genügen nicht. Anders herum dürfen jedoch gedruckte Belege als Fotos oder Scans aufbewahrt werden.

Sicherheit
Um die Sicherheit der elektronischen Daten zu gewährleisten, ist ein internes Kontrollsystem – kurz IKS –  nötig. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorschriften für die Buchhaltung eingehalten werden und dass die Daten vor einem unbefugten Zugriff oder vor Verlust geschützt werden.

Aufbewahrung
Schriftstücke und Daten, die elektronisch zugestellt wurden, unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden, je nachdem, ob es sich um allgemeinen Schriftwechsel oder Handelsrechnungen und Buchungsunterlagen handelt. Dabei muss die Form der Dokumente beibehalten werden.

Seit 2019 ist es zudem erlaubt, die Daten online in Cloud-Systemen zu speichern. Hier ist jedoch zu beachten, dass die Server innerhalb der deutschen Grenzen stehen. Denn werden die Buchführungsdaten im Ausland gespeichert, sind wiederum besondere Vorgaben zu beachten.

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Wird die GoBD nicht beachtet, kann die Finanzverwaltung an der Buchführung zweifeln. Das kann zu Steuernachzahlungen aufgrund von Betriebsprüfungen und Steuerschätzungen führen.

Zudem ist es ratsam, vertrauliche oder private Daten zu schützen, indem sie auslagert werder oder indem der Zugriff beschränkt wird. Denn Daten, die das Finanzamt bekommt, wertet es auch aus.

Es zeigt sich also, dass ein gutes Konzept für die elektronische Buchführung entwickelt werden sollte, um alle Grundsätze der GoBD zu erfüllen.

Beachten Sie, dass dieses Video lediglich eine allgemeine Übersicht zu dem Thema bietet. Haben Sie Interesse am Thema Elektronische Buchführung? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.