Nachweisgesetz
Das müssen Arbeitgeber bei Arbeitsverträgen beachten

Seit Kurzem gilt das neue Nachweisgesetz, wodurch Arbeitgeber beim Abschluss von Arbeitsverträgen einiges beachten müssen.

Worum geht es beim Nachweisgesetz?

Am 01.08.2022 ist die Neufassung des Nachweisgesetzes in Kraft getreten. Das Nachweisgesetz existiert zwar bereits seit 1995, jedoch war es bislang eher wenig bekannt. Das Nachweisgesetz legt fest, dass der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags auszuhändigen. Dieses Schriftstück ist vom Arbeitgeber zu unterschreiben. Mit der Neufassung gibt es nun neue Anforderungen an die schriftliche Unterrichtung von Arbeitnehmern, was die geltenden Bedingungen im Arbeitsverhältnis betrifft. Damit soll für Arbeitnehmer mehr Transparenz geschaffen werden. Das gilt sowohl für Voll- und Teilzeitbeschäftigte, als auch für Minijobber und Aushilfen. Für Arbeitgeber bedeutet das hingegen mehr Aufwand.

Was müssen Arbeitgeber nun beachten?

Das Nachweisgesetz enthält eine umfassende Liste, welche Arbeitsbedingungen nachgewiesen werden müssen. Zu den bereits geltenden Anforderungen, kommen seit dem 01.08.2022 zusätzliche Punkte hinzu. So müssen Arbeitgeber unter anderem folgende Angaben nachweisen:

• Bei Befristung: das konkrete Enddatum
• Sofern vereinbart: die Dauer der Probezeit
• Fälligkeit des Arbeitsentgelts, die Zahlungsform sowie getrennte Angaben zu den unterschiedlichen Bestandteilen des Entgelts
• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden
• Vereinbarte Arbeitszeit und Ruhepausen
• bei Schichtarbeit: die Schichtart, der Schichtrhythmus sowie Voraussetzungen für Schichtänderungen

Dies ist jedoch nur ein kleiner Auszug der zu nennenden Pflichtangaben. Bei Fragen oder Unsicherheiten, sollte ein Steuerberater zu Rate gezogen werden. Der Arbeitgeber muss jedoch nur die Punkte auflisten, die auch tatsächlich im Arbeitsverhältnis vorkommen.

Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen nicht in digitaler Form an seine Arbeitnehmer übermitteln darf, sondern diese schriftlich niederzulegen hat. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, so muss der Arbeitgeber seit dem 01.08.2022 die Nachweispflichten stets, auch ohne Aufforderung des Arbeitnehmers erfüllen. Für Altverträge gilt dies nur, wenn der Arbeitgeber zur Vorlage des Nachweises aufgefordert wird.

Dabei würde es ausreichen, wenn er eine schriftliche Auflistung erstellt, unterzeichnet und rechtzeitig übergibt. Der Vertrag selbst muss nicht notwendigerweise schriftlich sein, was hingegen sinnvoll wäre.

Das Nachweisgesetz sieht für verschiedene Nachweispflichten unterschiedliche Fristen vor. So müssen grundlegende Informationen, wie Name und Anschrift der Vertragsparteien, sowie Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorgelegt werden.

Angaben zum Beginn des Arbeitsverhältnisses, zur Befristung, zum Arbeitsort, sowie die Beschreibung der Tätigkeit und die Dauer der Probezeit müssen spätestens am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nachgereicht werden. Alle übrigen notwenigen Vertragsbedingungen müssen spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nachgereicht werden.

In den meisten Fällen ist es allerdings nicht sinnvoll, die Pflichtangaben in drei getrennte Mitteilungen aufzuteilen. Wurde bereits vor Arbeitsbeginn ein schriftlicher Vertrag mit allen nötigen Angaben abgeschlossen, braucht sich der Arbeitgeber nicht mehr um weitere Nachweise oder Fristen zu kümmern.

Was passiert, wenn die Nachweispflicht nicht erfüllt wird?

In der Neufassung des Nachweisgesetzes gibt es nun erstmalig eine Buß­geld­vorschrift. Wenn der Nachweispflicht nicht nachgekommen, oder der erforderliche Nachweis nur unvollständig ausgehändigt wird, so stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, welche mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 € pro Vertrag geahndet werden kann.

Haben Sie Interesse am Thema „Nachweisgesetz”? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.