Registrierkasse
Diese Anforderungen müssen beachtet werden

Nachdem im Rahmen von Außenprüfungen wiederholt Manipulationen an Registrierkassen festgestellt wurden, hat der Gesetzgeber reagiert und das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet.

In unserem Erklärvideo erfahren Sie, was Sie beachten sollten.

Um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr elektronisches Kassensystem jeden aufzeichnungspflichtigen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzeichnet, sodass das Finanzamt die Daten jederzeit auslesen und nachvollziehen kann.

Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen, kann auf die Einzelaufzeichnungspflicht verzichtet werden, da diese sich „im Rahmen des Zumutbaren“ halten muss. Ein altes Kassensystem, das die Anforderungen nicht erfüllt, darf seit 2017 nicht mehr genutzt werden; ansonsten kann es zu Steuernachzahlungen kommen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, ein altes System aufzurüsten.

Technische Sicherheitseinrichtung

Ab 2020 ist es Pflicht, dass die elektronischen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. So soll festgestellt werden, dass die Anforderungen auch ordnungsgemäß eingehalten werden.

Weitere Neuregelungen

Neben der technischen Sicherheitseinrichtung, wird auch die Ausgabe von Quittungen an Kunden ab 2020 Pflicht. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgehändigt werden. Er muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft hingegen keine Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Außerdem wird eine Meldepflicht für die eingesetzten Kassensysteme eingeführt.

Desweiteren wurde 2018 eine sogenannte Kassen-Nachschau neu eingeführt. Sie stellt ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems, der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung dar.

Sanktionen bei Verstößen

Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese ab 2020 als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Als ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig z.B. ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet, nicht richtig schützt oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle unrichtig aufzeichnet. Auch wer Manipulationssoftware in den Verkehr bringt, soll bestraft werden.

Steuerliche Folgen

Sollte ein nicht (oder nicht mehr) zulässiges Kassensystem eingesetzt werden, so wird das Finanzamt feststellen, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist. Dies kann dann zu Sicherheitszuschlägen oder sogar zu prozentualen Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn führen, was erhebliche steuerliche Auswirkungen nach sich ziehen kann.

Prinzipiell besteht keine Verpflichtung zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse. Wird aber eine Registrierkasse eingesetzt, so sind die strengen gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Aber auch wenn keine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, so sind Mindestanforderungen zum Nachweis der ausgezählten Tageseinnahmen - zum Beispiel in Form von Kassenberichten oder Zählprotokollen – zu erfüllen.

Haben Sie Interesse am Thema „Registrierkasse”? Dann kontaktieren Sie uns, wir nehmen uns gerne Zeit für eine individuelle Beratung.